3 formas de tener juntas efectivas tomando en cuenta el tiempo como lo más importante

Aprende a distinguir situaciones en las que una junta con tu equipo de trabajo podría ser más efectiva considerando el factor del tiempo como uno de los recursos más importantes en el día a día y en la vida de cada uno de nosotros. 

A todos nos ha pasado que nos conectamos a una junta que no debió ser realmente una junta, digo realmente ya que la estructura de la misma no tenía secuencia o simplemente hubo demasiado tiempo muerto. Sin embargo, también está la cuestión de los mails que tenían un gran potencial de ser una junta debido a la importancia de estos o también por el exceso de respuestas de parte del equipo de trabajo en cuanto a ciertas dudas específicas. 

Por eso, estas 3 formas de sustituir juntas por mails te serán muy útiles para administrar mejor tu tiempo y el de los demás.

Trazar el mapa de necesidades

Antes de proponer una reunión, pregúntate cuál es el objetivo de la sesión, si el objetivo va de la mano con meramente informar…detente y mejor conviértelo en un mail, hazle ese favor a tu equipo de trabajo. Es recomendable que las juntas se utilicen para tomar decisiones, resolver activamente un problema o como me gusta llamarlo: trazar el mapa de necesidades, no hay nada mejor que tener claro qué es lo que necesitas de tu equipo y qué es lo que tu equipo necesita de ti en una sesión. 

El tiempo es un recurso tan valioso, tener la capacidad de reconocerlo y poder establecer objetivos que vayan más allá de solo comunicar, informar o actualizar, hará que el rendimiento comience a tener resultados y favorezca la administración del tiempo (ya sea el tuyo o el de tu equipo).

Contar con los recursos necesarios

A tus preguntas y dudas existenciales, considera esta:¿Los invitados a mi reunión tienen toda la información que necesitan para tomar decisiones o resolver problemas? De esa forma la reunión será más favorable, de lo contrario, se perderá tiempo en reunir la información que se pudo haber tenido desde antes, te recomiendo que no tengas miedo a enviar una lectura previa.

Reconocer el rol de tus invitados

Adicional a los tips pasados, este he de presentarlo como un bonus ya que es el que más cuesta tomar en cuenta porque queremos considerar a todo el equipo y mantenerlo informado en cada momento, sin embargo recuerda que la función de quienes estarán presentes en la junta deberá de ir más allá de estar informado, sino que tendrá que desarrollar un papel participativo, de lo contrario no lo procures y mejor envíale un email con la información necesaria, será mucho más útil y le facilitarás a esa persona en tu equipo la incomodidad de estar en modo avión, sin estar en un avión.

Lo sé, todos hemos estado en juntas que podrían haber sido un mail y en hilos de mails que pudieron haber sido una junta así que elimina la pérdida de tiempo y energía adaptando estratégicamente estos 3 consejos con tu equipo de trabajo, recuerda que no hay nada como el reconocer el tiempo del otro, por eso en portal nuva puedes darle seguimiento a estos mapas de necesidades de los proyectos y actividades de tu equipo a través de los comentarios para dar updates, tu equipo lo agradecerá.